Produttività per freelance e professionisti, consigli e abitudini

Abbiamo già parlato di come guadagnare da architetti o designer freelance, sappiamo che le possibilità, oltre ad essere alla portata di tutti, sono incredibili e potenzialmente molto vantaggiose. In questo momento andremo invece a concentrarci su come rendere il tutto più concretizzabile – ovvero come aumentare la nostra produttività. Riuscendo così ad ottimizzare le nostre energie ed ottenere il massimo da tutto quello che facciamo.

Se quindi sei interessata/o a diventare un architetto freelance efficiente, dinamico e produttivo al massimo, allora continua a leggere a partire da questa massima tanto scontata quanto essenziale:

…la cosa più importante in ogni business è l’organizzazione e la pianificazione – prima lo capirai meglio sarà, e prima riuscirai a metterlo effettivamente in pratica meglio sarà. 

Personalmente ci sto ancora provando, ma si sa, la vita lavorativa spesso si intreccia con quella privata, gli impegni si sovrappongono, le cose da fare saltano fuori da tutte le parti e ogni tanto ci si mette anche la stanchezza. Il risultato è spesso quello di ritrovarsi a non riuscire a gestire al meglio il proprio tempo. Complice anche le infinite distrazioni a cui siamo sottoposti.

architetto freelance

Ma non demoralizzarti. Vedrai che se ce la metterai tutta riuscirai a raggiungere i tuoi obiettivi. Anche se ora ti sembrano lontanissimi e anche se la strada che hai davanti per arrivarci ti sembra incredibilmente satura e complicata. 

In questo cercherò di condividere con te alcune strategie e trucchi che io stesso sto imparando e provando a mettere in pratica. 

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Consigli di produttività per freelance

Liberati delle distrazioni e dei “rumori di fondo”

Per prima cosa è bene imparare a selezionare tutto ciò che è una distrazione irrilevante e insignificante da quello che invece è utile ai tuoi scopi.  Dopo di che – purtroppo – potrai iniziare ad impegnarti a rispettare gli altri punti di questa lista. Liberarsi dai rumori di fondo è infatti solo il primissimo passo. La strada è lunga! Ma se il tuo sogno è diventare indipendente economicamente, magari facendo l’architetto freelance o il designer freelance, o avviando qualsiasi idea di business ritieni opportuna, dovrai per forza massimizzare i tuoi sforzi dal momento che sono limitati. Soprattutto se la tua passione è qualcosa che porti avanti negli orari extra-lavoro.

Quindi è chiaro che dovrai perlomeno limitare il tempo da dedicare alle serie televisive, alla playstation, alle notti brave, agli aperitivi tutti i giorni e il semplice svago e piacere del “non far nulla”. Su questo c’è poco da fare, o hai scoperto un modo per dormire tre ore a notte pur rimanendo produttivo, oppure dovrai fare delle scelte, soprattutto all’inizio. 

Svegliati presto

Svegliarsi presto è alla base di una carriera di successo. Sia che tu sia un freelance, sia che tu sia un imprenditore. Svegliarsi presto non significa dormire quattro ore a notte, significa semplicemente andare a letto un po’ prima la sera.

Sono in molti a dire che “il mattino ha l’oro in bocca” o “come sei nella prima ora sei tutto il giorno”, quindi prenditi il tuo tempo per svegliarti per bene, anche dedicando tempo a te stesso/a. Smettila di essere sempre di corsa o di arrivare al lavoro mentre sei ancora in una condizione di uno pseudo dormiveglia.

Poniti degli obiettivi su base giornaliera o settimanale

Quando si parla di organizzazione si parla proprio di questo. Se hai poco tempo devi sfruttare al massimo ogni cm e diventare il più produttivo possibile. Questo significa che non puoi permetterti di sprecare il tuo tempo a pensare al “cosa devo fare adesso?” “Quali sono le mie priorità’” etc. Credimi mi sono trovato in quella situazione centinaia di volte, quando non sapevo bene da dove iniziare pur avendo centinaia di cose da fare. 

Quindi prenditi un momento in cui praticamente non farai nulla, se non organizzare il resto del tuo tempo e vedrai che a lungo termino questo sarà il tempo meglio speso della settimana. 

Imposta la tua giornata in base alla tua esperienza e abitudini

Se si parla di produttività per freelance, allora questo punto è cruciale. Imposta la tua giornata basandoti su quelle che sono le tue debolezze o i tuoi punti di forza. Se per esempio sei più concentrato alla mattina presto allora concentra nelle prime ore le tue attività più creative e lascia al resto della giornata quelle più “meccaniche” e ripetitive.

Giacomo Freddi (marketer) per esempio suggerisce che prima bisogna creare, estraniandosi dal mondo. Poi bisogna comunicare, nel senso di parlare con clienti o potenziali clienti, stringere rapporti etc. E infine consumare, ovvero studiare, leggere, sperimentare innovare e aggiornarsi. 

“Automatizza” tutto il possibile

Un consiglio che mi sento di aggiungere per quanto riguarda l’organizzazione del workflow quotidiano è quello di cercare di “automatizzare” il più possibile. Cerca di rendere i processi il più possibili fluidi – in modo che essi procedano senza troppa fatica, intoppi o dispendio di energie.

Un esempio? Crea dei format grafici per le comunicazioni sui social o sul tuo sito – in questo modo non ti ritroverai ogni volta a partire da zero a pensare a come farle. In più starai comunicando in modo coordinato e il tuo personal branding ne gioverà. 

Un altro modo per automatizzare i processi online e risparmiare tempo è quello di usare strumenti come Zapier o Automate – prova a dargli un occhio e vedrai che potranno aiutarti molto se impostati bene.

Una cosa alla volta

È semplice. Fai una cosa alla volta. Iniziala e non spostarti su altre finché non la porti a termine. Se è troppo complicata e capisci che non ne vale la pena allora lascia perdere e la prossima volta che pianifichi il tuo lavoro pensa con più attenzione a come investire il tuo tempo. Se invece è complessa, ma sai che ne vale la pena, allora stringi i denti e finisci quello che stai facendo.

Costruisci e alimenta la tua personale libreria di risorse

Il mio personale consigliatissimo consiglio è quello di non partire da zero ogni volta che hai bisogno di una risorsa, di un template, di persone scontornate, di riferimenti etc. Ogni volta che fai una ricerca ricordati di salvare e archiviare quello che hai scoperto, trovato o scaricato. La volta seguente avrai già tutto pronto e catalogato. Potrai semplicemente ripartire da lì ed eventualmente arricchire ulteriormente il tuo bagaglio di riferimenti. Uno strumento molto utile in questo caso è Pinterest come vedremo tra poco.

Alcuni strumenti online per il business e la produttività che possono aiutarti

Una volta che hai impostato le tue attività e ti sei settato in modo da massimizzare i tuoi sforzi, allora puoi andare a perfezionare ulteriormente la tua “macchina produttiva” facendoti aiutare da qualcuno o tutti questi tool. Ti spiegherò brevemente ciascuno di essi (ti assicuro di averli testati tutti), e come vedrai tu stesso/a potrebbero rivelarsi dei validissimi collaboratori quotidiani.  

Evernote

Se scrivi tanto o se vuoi prendere nota di un articolo o di una pagina web, allora Evernote ti risulterà incredibilmente utile. Anche gratuitamente mette a disposizione gran parte delle sue funzionalità, si sincronizza su più dispositivi e permette di organizzare alla perfezione l’archiviazione di tutte le nostre note. 

InDesign

Lo consiglio ad ogni studente di architettura e mi sento assolutamente di consigliarlo anche a designer e architetti freelance. InDesign fa parte del pacchetto Adobe ed è incredibilmente utile quando si tratta di impaginare documenti come Flyer, Brochure, ma anche tavole, manifesti o grafiche per la vostra comunicazione. È il classico strumento che, se usato propriamente, vi permetterà di “automatizzare” e rendere più fluidi i processi di impaginazione e di grafica. 

Asana o Trello

Quando un foglio bianco o la vostra agenda non bastano più o quando volete collaborare con team o fare progetti più a lungo termine, allora dovete necessariamente avvalervi di strumenti come Asana o Trello. Io li ho usati entrambi e con entrambi mi sono trovato molto bene, forse Trello è più immediato, ma Asana permette di gestire più facilmente progetti più complessi.

Slack

A mio parere la migliore app di messaggistica per collaborare con il proprio team o con altri professionisti. Su Slack potrai organizzare le conversazioni per argomenti, creare gruppi e scambiarti messaggi diretti. Tutte cose che puoi fare anche con Microsoft Teams per esempio, ma su Slack avrai la gran fortuna di non avere a che fare con Microsoft. 

Dropbox

Dropbox è probabilmente il più famoso servizio di archiviazione in cloud. Su Dropbox puoi dare uno spazio ai tuoi file e organizzare il lavoro tramite cartelle condivise e file condivisi – grazie a Paper. Io personalmente pago l’abbonamento annuale che mi permette di avere fino a 1TB di materiale in Cloud sempre accessibile tramite tutti i miei dispositivi.

Google sheets

Per tutti quei documenti che devono essere sempre reperibili online e che devono essere revisionati ed editati da più persone – anche contemporaneamente – c’è Google con i suoi fogli di lavoro online. Strumenti utilissimi che non vi faranno sentire la mancanza dei classici sistemi di editor di testi o dati. 

Google Keep

Si tratta probabilmente del mio compagno più prezioso. Google Keep è una sorta di blocco note evoluto in cui prendere appunti, scrivere brevi testi, registrare audio, salvare immagini, creare to do list, promemoria e qualsiasi altra cosa si possa fare con un blocco appunti digitale. Il fatto che la sincronizzazione automatica è praticamente in tempo reale su tutti i tuoi dispositivi lo rende davvero eccellente. Così come è utilissima la possibilità di condividere le note con qualcun’altro.

Altri strumenti simili:

Feedly

Abbiamo detto che parte della tua giornata dovrebbe essere dedicata alla ricerca e all’aggiornamento. Ma abbiamo anche detto che dovresti evitare come la peste i rumori di fondo e tutto ciò che rappresenta solo una distrazione. Feedly unisce proprio queste due esigenze. In quanto aggregatore di notizie, Feedly ti permetterà di organizzare le tue fonti a seconda degli argomenti o a seconda della tua volontà. In questo modo potrai leggere molto di più e molto meglio rispetto a quanto faresti aprendo decine e decine di finestre web.

Pinterest

Se sei un creativo, un architetto, un artista o un designer freelance, allora ti ritroverai sicuramente a dover lavorare con la grafica e con le immagini. Inoltre, quasi sicuramente, sarai sempre alla ricerca di ispirazione e di riferimenti da cui trarre spunto o qualche idea. Per tutto questo uno degli strumenti migliori al mondo è sicuramente Pinterest. Il social che ti permette di salvare in bacheche qualsiasi immagine proveniente dal web. Mantenendo i link di riferimento. Un ottimo modo per accrescere la produttività per freelance.

Usa i preferiti del tuo browser

Infine, l’ultimo consiglio che mi sento di fornirti è quello di fare un uso spudorato dei preferiti del tuo browser. Non importa quale esso sia, tutti danno la possibilità di appuntarsi le pagine che ci servono direttamente nella barra degli strumenti o in menu a tendina. Cerca di organizzarli per categorie, interessi o scopi e vedrai che sprecherai sempre meno tempo andando avanti.

Spero che questo post ti possa essere utile per migliorare la tua produttività sul lavoro e che possa aiutarti nella tua quotidianità da designer freelance o da architetto freelance. 

LucaOnniboni

LucaOnniboni

Laureato in Architettura Ambientale ed esperto in comunicazione digitale. Oltre che di Marketing For Architects, è fondatore di Archiobjects e Objects., due riviste online dedicate al mondo dell'architettura/design e della cultura contemporanea.