Come creare un media kit da mandare alla stampa

Il media kit – o press kit, press release o più semplicemente comunicato stampa – è un insieme di file (testi, immagini, link, video) che concorrono a creare un supporto mediatico per una storia da raccontare. La funzione del media kit è quella di tenere insieme tutti questi pezzi in modo da renderli di facile e immediata lettura e interpretazione da parte di chi è interessato o potenzialmente interessato.

È il pacchetto che viene inviato alla stampa per potergli permettere di pubblicare un articolo per intenderci. Ma ovviamente può avere diversi scopi.  

A cosa serve un media kit?

Il media kit ha quindi la funzione di raccontare e presentare un progetto o un prodotto. Esso serve per fornire al destinatario finale tutto quello di cui ha bisogno. Eventuali ulteriori domande di approfondimento potrebbero sempre nascere, ma il media kit dovrebbe far trovare al suo interno tutte le risposte.

Il media kit ha anche l’importante scopo di definire quello che si vuole raccontare di un progetto. Nei casi in cui ci sono molteplici attori in gioco è infatti molto utile avere una base comune da mandare alla stampa. Questo per evitare incongruenze, incomprensioni e molteplici versioni della stessa notizia.

Come realizzare un media kit?

La realizzazione di un comunicato stampa è molto semplice. Occorre semplicemente raccontare il progetto attraverso le sue componenti fondamentali:

  • Un testo descrittivo – Utile da utilizzare come corpo dell’articolo o da cui trarre spunto per una nuova stesura
  • Un breve abstract di un paio di righe – Per introdurre il progetto in poche parole o da utilizzare con intro sui social
  • Una serie di immagini rappresentative del progetto – Almeno un’immagine è assolutamente necessaria, poi se ce ne sono altre esse dovranno comunque essere una selezione. In generale consiglierei di non andare oltre alle 12.
  • Una serie di disegni tecnici, schemi o diagrammi esplicativi del progetto (facoltativo) – Se ci sono degli elaborati, editati a fini editoriali (quindi spogliati da tutto ciò che c’è di tecnico) allora si possono inserire.
  • Eventuali video o altri contenuti a supporto del progetto o del suo racconto – In questo caso va più che bene condividere dei semplici links.
  • Un elenco con tutti i crediti di progetto – Fotografo, Renderista, altri collaboratori progettisti etc.
  • Un elenco con tutti i materiali e fornitori utilizzati (facoltativo)

Dettaglio più, dettaglio meno, questi sono tutti i contenuti che potrebbero essere contenuti in un press kit.

Nulla di strano o di complicato. Forse la parte più “difficile” è quella del testo descrittivo. Per aiutarti puoi leggere questi due approfondimenti: “Come iniziare a scrivere online e superare il blocco iniziale” e “Come imparare a scrivere di Architettura” oppure farti guidare da queste tre domande cardine:

  • Qual era il brief di progetto?
  • Quali erano le sfide principali?
  • Quali sono state le soluzioni che hai portato per risolvere (ed eventualmente andare oltre) alle sfide?
  • Quali materiali hai utilizzato e perché?

Rispondere a queste semplici domande in quest’ordine ti porterà ad ottenere senza troppi sforzi un racconto del tuo progetto. Inizialmente non preoccuparti troppo della forma e della grammatica, prima butta fuori tutto quello che c’è da dire. In un secondo momento dedicati a rendere il tutto corretto e accattivante.

Non basta però fornire tutte le informazioni. Bisogna anche fornirle nel modo corretto.

Come inviare un media kit?

Esistono diversi modi per inviare un press kit. Tutti devono però rispettare una serie di “leggi non scritte” e di convenzioni. Non c’è nulla di strettamente necessario o fondamentale, però ci sono certi tipi di azioni e modi di porsi che potrebbero aumentare considerevolmente le probabilità di essere pubblicati.

Il mio consiglio è quello di essere diretti, personali, superficiali e profondi al tempo stesso – rispettare sempre l’interlocutore e infine mantenere onestà e trasparenza nelle storie che racconti e nei progetti che comunichi.

Essere diretti significa andare subito al punto. Significa non fare domande e fare in modo che non ci sia bisogno di riceverne. Significa dare tutte le risposte nel modo più semplice ed immediato possibile.

Personali significa metterci un po’ di personalità. Cercare di entrare in sintonia con l’interlocutore e presentarsi direttamente. Specificare che siamo a disposizione se ci fosse il bisogno di maggiori informazioni e in generale dimostrarsi sempre a portata di mail o di chiamata.

Superficiali e profondi al tempo stesso significa fornire le informazioni a diversi livelli di dettaglio. Occorre dare subito qualcosa di immediato per incuriosire (a partire dall’oggetto del messaggio e da un paio di immagini in bassa risoluzione allegate nella mail) e al contempo fornire link o allegati per approfondire per bene tutto quello che hai preparato. L’uno non può andare senza l’altro e si parte sempre dal generale al particolare.

Rispetto, onestà e trasparenza sono valori e principi che bisognerebbe avere sempre e comunque. Sono sicuramente apprezzati e il rapporto umano è comunque un qualcosa che è ancora molto importante anche negli scambi via mail secondo me. Dimostrati una persona piacevole con la quale si collabora in sintonia e vedrai che non potrà che fare del bene alle tue pubbliche relazioni.

Ultima cosa. Come in qualsiasi altro caso nella vita, anche qui è utile immedesimarti in chi hai di fronte. Pensa a cosa e come ti piacerebbe ricevere se fossi il tuo interlocutore. Pensa al suo punto di vista e cerca di capire le sue ragioni se non potrà risponderti o se non sarà interessato.

Ma vediamo nel concreto cosa s’intende. Ecco un paio di esempi di mail:

Due esempi di messaggi email per mostrare ai blogger un nuovo progetto

In entrambi questi esempi trovate degli elementi comuni: un breve testo introduttivo che spiega il progetto in poche parole, qualche immagine in preview che fa capire se il contenuto è interessante, e infine dei comodi link in cloud in cui è possibile trovare facilmente le immagini (sia in bassa risoluzione che in alta) e tutti i testi del caso.

Semplice, funzionale ed efficace.

Non dico che questo è l’unico modo. Le cose si possono fare anche diversamente certo. L’importante è mantenere questi principi a mio parere. Anche in questi due esempi puoi notare che la mail è formattata in modi estremamente differenti. Non importa se sceglierai di avere un layout e una grafica preimpostata oppure se opterai per un semplice testo mail. L’importante, ribadisco ancora una volta, è che tutto sia comodo e funzionale.

Ma soprattutto e più di ogni altra cosa evita gli errori. 

In generale, cerca di evitare di commettere i seguenti errori:

  • Diffondere il tuo media kit a riviste non interessate o non del tuo settore.
  • Inviare i contenuti in formati “scomodi” o complicati da reperire.
  • Fornire immagini troppo pesanti o immagini troppo sgranate
  • Inviare il tuo media kit senza un minimo di presentazione di te / del tuo studio. Questo consiglio ovviamente vale quando invii messaggi a chi non ti conosce.
  • Non essere criptico e non rendere criptico quello che presenti
  • Non dimostrarsi gentili, disponibili e rispettosi della realtà editoriale con la quale ci si sta interfacciando.

A chi inviare il press kit?

Anche se hai il progetto migliore del mondo da presentare*, non succederà probabilmente nulla di nulla se non ti attiverai in prima persona.

*In verità in questo caso avresti la fila di giornalisti che bussano alla tua porta per chiederti di pubblicare il tuo progetto.

Una volta che hai preparato il materiale e che hai la tua storia da raccontare, allora devi metterti subito all’opera. Crea il tuo elenco – o riprendi in mano quello che hai già – armati di pazienza e incomincia ad inviare il tuo media kit a tutti coloro che ritieni possano essere interessati al tuo progetto.

Considera eventualmente di proporre anche delle esclusive per quelle realtà selezionatissimi a cui tieni particolarmente. Non ti assicurerà niente, ma a loro farà sicuramente piacere e potrebbe aumentare le tue possibilità.

Se ancora non hai nessun contatto puoi far riferimento al Digital Pr Kit per l’Architettura, altrimenti leggi questo post: “Come farsi pubblicare su blog e riviste“.

Cosa fare dopo l’invio di un comunicato stampa?

Aspettare. Monitorare. Ricontattare. E si spera condividere!

In questa fase, così come in quella degli invii, essenziale è avere un documento – magari un file excel – in cui tenere traccia di tutte le attività svolte. Questo ti aiuterà ad organizzare il lavoro, a non inviare lo stesso media kit due volte alla stessa persona e anche a lavorare in team più efficacemente.

La struttura di un file excel del genere può essere chiaramente personalizzata sulle tue esigenze – te lo consiglio – ma se preferisci partire da qualcosa di già impostato puoi far riferimento al file che normalmente uso io per questo tipo di attività di digital pr. Scaricarlo qui.

Spero che questo post abbia esaurito tutti i tuoi dubbi sul come e sul perché dei Media Kit. Se vuoi scoprire qualcosa di più sulle pubbliche relazioni e sul rapporto con giornalisti e blogger visita questa pagina.

LucaOnniboni

LucaOnniboni

Laureato in Architettura Ambientale ed esperto in comunicazione digitale. Oltre che di Marketing For Architects, è fondatore di Archiobjects e Objects., due riviste online dedicate al mondo dell'architettura/design e della cultura contemporanea.